Nel panorama della protezione dei dati personali, il recente provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali del 29 aprile contro la Regione Lombardia rappresenta un caso emblematico.
Nel giugno dello scorso anno, il Garante Privacy ha pubblicato un documento di indirizzo che fornisce indicazioni su come devono essere gestiti i dati di log, ovvero le informazioni relative all'accesso e all’utilizzo degli strumenti informatici da parte dei lavoratori. Tali indicazioni sono fondamentali per garantire il rispetto del principio di minimizzazione dei dati, della trasparenza e della protezione della privacy, in particolare nel contesto del lavoro pubblico.
Il primo punto critico rilevato dal Garante riguarda la conservazione dei log relativi ai metadati delle email dei dipendenti. La Regione Lombardia conservava questi dati per un periodo di 90 giorni, superando ampiamente i 21 giorni indicati nel documento di indirizzo del Garante.
A questo si aggiungono due mancanze rilevanti:
Il secondo aspetto critico ha riguardato la conservazione dei log di navigazione web dei dipendenti. In questo caso, la Regione Lombardia conservava i dati per 365 giorni – un intervallo considerato eccessivo dal Garante. Inoltre, venivano memorizzati anche i tentativi di accesso falliti a siti bloccati tramite blacklist, senza un’adeguata giustificazione né un processo di minimizzazione.
Anche in questo ambito, l’autorità ha rilevato le medesime carenze:
In seguito alle violazioni riscontrate, il Garante ha irrogato una sanzione amministrativa di 50.000 euro nei confronti della Regione Lombardia. Ma il provvedimento non si è fermato qui: l’Autorità ha anche indicato delle misure correttive da adottare.
Le nuove raccomandazioni includono:
Questo provvedimento rappresenta uno spartiacque per tutte le pubbliche amministrazioni e anche per le aziende private, in quanto fissa degli standard operativi chiari in tema di monitoraggio e conservazione dei dati dei lavoratori.
In particolare:
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