La pressione delle urgenze è davvero nel nostro controllo? L'intervista all'Avv. Anna Elena Brolis

Chi lavora in studi professionali o in aziende si trova spesso a dover affrontare richieste non programmate che potrebbero essere evitate con una migliore organizzazione. Questo porta a una dinamica per cui il tempo sembra sempre insufficiente e il lavoro non finisce mai.

In questa intervista all'Avvocato Anna Elena Brolis, executive business coach e formatrice, analizzeremo strategie efficaci per gestire le tempistiche e le aspettative in modo che tutti gli attori coinvolti possano collaborare in maniera più produttiva e sostenibile.

Stabilire confini chiari

Gestire il proprio tempo richiede innanzitutto stabilire confini chiari e rispettarli, sia per sé stessi che per gli altri. Questo significa:

• comunicare in anticipo le proprie disponibilità;
• evitare di rispondere immediatamente a tutte le richieste per non creare l'aspettativa di essere sempre disponibili;
• definire canali di comunicazione specifici per le vere emergenze, in modo che colleghi e clienti imparino a distinguere tra ciò che è urgente e ciò che è semplicemente mal pianificato.

La comunicazione è la chiave 

Spesso, la gestione del tempo non dipende solo dalla nostra organizzazione, ma anche dalla capacità di comunicare efficacemente. Alcuni suggerimenti utili includono:

• evitare risposte vaghe come "appena possibile" e fornire invece una stima precisa di quando si potrà affrontare una richiesta;
• rispondere in modo che il cliente o il collega si senta ascoltato, ma senza generare aspettative irrealistiche;
• offrire alternative concrete, ad esempio proponendo una prima bozza in una data specifica, seguita da una revisione successiva in base ai feedback ricevuti.

L’importanza del trade-off

Accettare una nuova richiesta significa sempre rinunciare a qualcos'altro. È fondamentale far notare questo trade-off a chi ci fa una richiesta improvvisa. Se un cliente o un collega chiede un lavoro extra, è utile spiegare che questo potrebbe comportare il ritardo di altre consegne o una minore qualità nel lavoro svolto.

Ad esempio, se viene richiesto di completare un progetto in tempi strettissimi, si può rispondere dicendo: "Posso occuparmene, ma in tal caso dovremo rivedere insieme la scadenza dell'altro progetto che stavo già gestendo per te. Cosa preferisci?". Questo aiuta a responsabilizzare l’interlocutore e a far comprendere le conseguenze delle sue richieste.

Creare routine e check-point

Un altro metodo efficace per negoziare i tempi è creare routine condivise e check-point regolari. Questo può essere fatto attraverso:

• riunioni periodiche per aggiornarsi sugli sviluppi del lavoro.
• comunicazioni programmate per informare su progressi e scadenze, evitando sorprese dell’ultimo minuto.
• pianificazioni strategiche che coinvolgano tutte le parti interessate.

Conclusione: la negoziazione come strumento di qualità

Negoziare tempi e aspettative non significa rifiutare il lavoro, ma piuttosto trovare un equilibrio che consenta di garantire qualità, efficienza e benessere professionale. Questo approccio non solo migliora il rapporto con clienti e colleghi, ma contribuisce anche a creare un ambiente lavorativo più sereno e produttivo.

Il tempo non è infinito e la trasparenza nella gestione delle tempistiche aiuta tutti a lavorare meglio. Creare aspettative realistiche e rispettarle trasforma un professionista in un interlocutore affidabile e credibile, capace di offrire un valore reale attraverso il proprio lavoro. Per questo, negoziare è una competenza strategica indispensabile per qualsiasi settore professionale.